WhatsApp 1:1 Chat - Funktionen & Einstellungen

Geändert am Do, 9 Jul um 10:51 VORMITTAGS

Produktübersicht

Der WhatsApp 1:1 Chat ermöglicht eine direkte, persönliche Kommunikation zwischen Recruiter:innen und Bewerbenden – vollständig integriert in das bestehende ATS. Statt E-Mail-Verkehr oder Telefonanrufe ermöglicht der Chat eine schnelle, unkomplizierte Kontaktaufnahme über den meistgenutzten Messaging-Kanal.

Das Produkt adressiert zwei zentrale Herausforderungen im modernen Recruiting:

Erstens entstehen durch klassische Kommunikationswege (E-Mail, Telefon) unnötige Verzögerungen im Bewerbungsprozess. WhatsApp ermöglicht eine direkte und schnelle Reaktion – auf beiden Seiten.

Zweitens fehlt in vielen ATS-Systemen ein niedrigschwelliger Kanal für den informellen Austausch mit Bewerbenden. Der 1:1 Chat schließt diese Lücke, ohne den bestehenden Prozess zu ersetzen.

Ideale Zielgruppe: Unternehmen, die bereits WhatsApp Recruiting über talentsconnect nutzen oder Bewerbende haben, die dem WhatsApp-Kommunikationskanal zugestimmt haben.

Funktionsweise & Voraussetzungen

Einverständnis zur WhatsApp-Kommunikation

Gemäß den Richtlinien von Meta muss vor jeder Kontaktaufnahme über WhatsApp eine ausdrückliche Zustimmung der Bewerbenden vorliegen. Unternehmen holen dieses Einverständnis typischerweise im Rahmen der Datenschutzerklärung ein, in der explizit der Kontaktaufnahme via WhatsApp zugestimmt wird. Es ist essenziell, dass Bewerbende sich bewusst sind, dass sie über diesen Kanal kontaktiert werden.

Der Chat steht nicht nur für Bewerbende offen, die sich per WhatsApp beworben haben – er kann auch für Bewerbende genutzt werden, die dem Kanal anderweitig zugestimmt haben.

Das 24-Stunden-Fenster

Meta hat einen integrierten Spam-Schutz implementiert, der über ein 24-Stunden-Fenster gesteuert wird:

Senden Kandidat:innen eine Nachricht im 1:1 Chat, können innerhalb der folgenden 24 Stunden unbegrenzt Nachrichten ausgetauscht werden.
Möchten Recruiter:innen die Unterhaltung initiieren – ohne dass sich die bewerbende Person zuvor per WhatsApp beworben hat – oder nach Ablauf des Fensters erneut Kontakt aufnehmen, ist zunächst eine Kontaktanfrage über eine Template Message erforderlich.
Stimmen Kandidat:innen der Anfrage zu, öffnet sich das 24-Stunden-Fenster erneut. Eine nachträgliche Änderung der Antwort auf „Ja" reaktiviert das Fenster nicht.

Wichtig: Das 24-Stunden-Fenster dient ausschließlich dem Spam-Schutz – es hat keine datenschutzrechtliche Relevanz. Im Zweifelsfall können Bewerbende unabhängig vom Chat auch telefonisch oder per E-Mail kontaktiert werden. Die Meta-Richtlinien müssen strikt eingehalten werden, um eine Sperrung des WhatsApp Business Accounts zu vermeiden.

Template Messages zur Kontaktaufnahme

Template Messages werden in Abstimmung mit dem talentsconnect Support Team konfiguriert und im WhatsApp Business Account (WABA) des Kunden hinterlegt. Standardmäßig wird folgende Vorlage eingerichtet:

Hallo {{1}}! Wir würden Dich gerne zu Deiner Bewerbung vom {{2}}, {{3}} kontaktieren. Viele Grüße, {{4}}, {{5}}. Genehmigst Du uns die Kontaktaufnahme?

{{1}} – Name der bewerbenden Person
{{2}} – Datum der Bewerbung
{{3}} – Jobtitel
{{4}} – Name der Recruiter:in
{{5}} – Firmierung

Die Platzhalter können individuell angepasst werden. Standardmäßig verfügbar sind: Vorname, Nachname, Stellentitel, Datum des Bewerbungseingangs, Name der Recruiter:in und Firmierung.

WhatsApp Business Accounts (WABA)

Der WABA ist die digitale Visitenkarte des Unternehmens gegenüber Bewerbenden und Voraussetzung für die WhatsApp-Kommunikation. Pro Bewerbung oder Kontaktaufnahme wird ein WABA belegt. Jeder Kunde sollte daher mindestens 2 WABAs einrichten. Steht nur ein WABA zur Verfügung, wird ab der zweiten gleichzeitigen Nutzung automatisch ein talentsconnect-WABA eingesetzt.

Chat-Oberfläche & Funktionen

Der Chat wird als iFrame direkt im ATS geöffnet. Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:

Wenn der Chat auf eine vorangegangene WhatsApp-Bewerbung folgt, wird die letzte Nachricht aus dem Bewerbungsverlauf angezeigt.
Alle weiteren Nachrichten erscheinen chronologisch – inklusive einer optionalen Weiterempfehlungsnachricht, der ersten Recruiter-Nachricht und der Antwort der bewerbenden Person.
Über das Glocken-Symbol können E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert werden, um bei neuen Nachrichten von Bewerbenden informiert zu werden.
Automatische Übersetzung: Eingehende Nachrichten der Bewerbenden werden in die Sprache der Recruiter:in übersetzt – und umgekehrt.
Originalsprache anzeigen: Über diesen Regler werden alle Nachrichten in ihrer Originalsprache dargestellt.
Anzeige des Löschdatums für Chat-Verlauf und -Daten. Per Klick auf das Datum lässt sich das Löschdatum anpassen. Standard: 6 Monate nach Bewerbungseingang (bei Chats ohne talentsconnect-Bewerbung: 6 Monate nach Öffnen des Chats).
Schaltfläche zum Starten einer neuen Kontaktanfrage – nutzbar, sobald das 24-Stunden-Fenster abgelaufen ist.
Eingabefeld für die Nachricht, die zusammen mit der Kontaktanfrage gesendet wird.
Sprachauswahl für die Template Message – wird automatisch auf Basis der Eingabe erkannt.
Vorschau der Template Message mit Auswahlmöglichkeit, falls mehrere Templates hinterlegt sind.
Vorschau des Nachrichtenverlaufs, wie er für Bewerbende sichtbar sein wird.
Spracheinstellung der Recruiter:in: Eine Änderung bewirkt die automatische Übersetzung aller Chat-Nachrichten in die neu gewählte Sprache.

Chat-Status im Überblick

Der Chat-Status ist am Chat-Button oder im geöffneten Chat-Bereich erkennbar:

Chat offen: Innerhalb des 24-Stunden-Fensters – freier Nachrichtenaustausch ist möglich.
Chat geschlossen: Außerhalb des 24-Stunden-Fensters – eine Kontaktanfrage via Template Message ist erforderlich.
Kontaktanfrage ausstehend: Bewerbende haben noch nicht reagiert. Die ausstehende Nachricht wird blau hervorgehoben angezeigt.
Kontaktanfrage abgelehnt: Bewerbende haben der Kontaktaufnahme nicht zugestimmt.
Keine WhatsApp-Verknüpfung: Die hinterlegte Nummer ist nicht mit WhatsApp verbunden.

Weitere Funktionen

Nachrichten auf „Ungelesen" setzen

Durch Mouse-over über eine gelesene Nachricht von Bewerbenden erscheint die Option, diese einzelne Nachricht oder alle nachfolgenden Nachrichten als ungelesen zu markieren. Dadurch taucht der Chat wieder in den Benachrichtigungen des ATS auf und kann gezielt zur weiteren Bearbeitung vorgemerkt werden.

Features & Customization

Mehrsprachigkeit: Automatische Übersetzung in beide Richtungen – Bewerbende und Recruiter:innen kommunizieren jeweils in ihrer bevorzugten Sprache. Über 25 Sprachen werden unterstützt.
Template Messages: Mehrere Templates pro WABA möglich – z. B. formelle und informelle Variante (Sie/Du). Mehrsprachige Hinterlegung für automatischen Versand in der richtigen Sprache.
Standardtexte: Neben Kontaktanfragen können auch freie Standardtexte mit Platzhaltern hinterlegt werden, z. B. für Nachforderung von Unterlagen.
E-Mail-Benachrichtigungen: Recruiter:innen werden per E-Mail informiert, wenn Bewerbende eine neue Nachricht senden.
Datenlöschung: Das Löschdatum für Chat-Daten ist individuell konfigurierbar.

Vorteile

Für Bewerbende

Schnelle Rückmeldung: Kommunikation über den meistgenutzten Messaging-Kanal – ohne Wartezeiten durch E-Mail-Bearbeitung.
Keine App-Installation nötig: WhatsApp ist auf nahezu jedem Smartphone bereits installiert.
Mehrsprachige Kommunikation: Bewerbende können in ihrer Muttersprache kommunizieren.

Für Unternehmen & HR

Höhere Terminierungsquote: Schnellere Kommunikation reduziert die Zeit zwischen Bewerbungseingang und erstem Gespräch.
Reduzierte Time-to-Hire: Kürzere Reaktionszeiten beschleunigen den gesamten Recruiting-Prozess.
Vollständige Chat-Historie: Alle Nachrichten sind direkt aus dem ATS abrufbar – kein Wechsel zwischen verschiedenen Tools.
Nahtlose ATS-Integration: Der Chat ist direkt im bestehenden Bewerbermanagementsystem eingebettet.

Datenschutz & Datenspeicherung

Chat-Daten werden standardmäßig 6 Monate nach Bewerbungseingang gelöscht. Bei Chats, die nicht mit einer talentsconnect-Bewerbung verknüpft sind, beginnt die Frist 6 Monate nach dem ersten Öffnen des Chats. Das Löschdatum ist individuell anpassbar und kann direkt im Chat-Interface geändert werden.

Die Kommunikation über WhatsApp unterliegt den Meta-Richtlinien. Das 24-Stunden-Fenster sowie die Pflicht zur vorherigen Einverständniseinholung sind verbindliche Vorgaben von Meta und müssen strikt eingehalten werden.

FAQ

Können auch Bewerbende kontaktiert werden, die sich nicht per WhatsApp beworben haben?
Ja – sofern die bewerbende Person dem WhatsApp-Kommunikationskanal in der Datenschutzerklärung zugestimmt hat, kann der 1:1 Chat unabhängig vom Bewerbungsweg genutzt werden.

Was passiert, wenn das 24-Stunden-Fenster abgelaufen ist?
Nach Ablauf des Fensters muss zunächst eine Kontaktanfrage über eine Template Message versendet werden. Stimmen Bewerbende zu, öffnet sich das Fenster erneut und der Chat kann fortgesetzt werden.

Was ist eine Template Message?
Eine Template Message ist eine vordefinierte Nachrichtenvorlage, die von Meta genehmigt wurde und zur Initiierung eines Gesprächs außerhalb des 24-Stunden-Fensters eingesetzt wird. Sie wird in Abstimmung mit dem talentsconnect Support Team eingerichtet und im WABA des Kunden hinterlegt.

Wie viele WABAs werden benötigt?
Es wird empfohlen, mindestens 2 WhatsApp Business Accounts einzurichten, da pro aktiver Bewerbung oder Kontaktaufnahme ein WABA belegt wird. Bei nur einem WABA wird ab der zweiten gleichzeitigen Nutzung automatisch ein talentsconnect-WABA eingesetzt.

In welchen Sprachen kann kommuniziert werden?
Die automatische Übersetzung unterstützt über 25 Sprachen. Bewerbende und Recruiter:innen können jeweils in ihrer bevorzugten Sprache schreiben – die Übersetzung erfolgt automatisch in beide Richtungen.

Wie lange werden Chat-Daten gespeichert?
Standardmäßig werden Chat-Daten 6 Monate nach Bewerbungseingang gelöscht. Das Löschdatum ist individuell anpassbar und direkt im Chat-Interface konfigurierbar.