DSGVO-Konformität im Bewerbungsprozess mit PitchYou

Übersicht

Dieser Text beschreibt, wie PitchYou die Einhaltung der DSGVO im Bewerbungsprozess sicherstellt – insbesondere bei der Verwendung von WhatsApp als Kommunikationskanal.

Kontrolle durch Bewerber

Bewerber behalten die Kontrolle über ihre Daten:

• Sie initiieren den Dialog selbstständig.

• Sie können den Dialog jederzeit abbrechen, was automatisch zur Löschung ihrer Daten führt.

Datenverarbeitung im Recruitingprozess

PitchYou verarbeitet Bewerberdaten auf zwei mögliche Arten:

1. Übergabe der Daten an ein bestehendes Bewerbermanagementsystem des Unternehmens.

2. Anzeige der Daten in einer sicheren, passwortgeschützten Webanwendung von PitchYou.

   Die Löschung erfolgt automatisch nach vordefinierten Fristen oder bei Widerruf.

Technische Umsetzung & Datenschutz

• PitchYou agiert als Auftragsverarbeiter.

• Es werden ausschließlich Server in Deutschland verwendet.

• Externe Dienste wie die WhatsApp Business API sind datenschutzkonform integriert.

• Die Integration erfolgt mit größtmöglicher Datensparsamkeit, um die Sicherheit sensibler Bewerberdaten zu gewährleisten.

1. Bewerbungsprozess

Datenschutzgerechte Bewerbung per WhatsApp

PitchYou ermöglicht Bewerbern, sich einfach über WhatsApp-Messenger zu bewerben.

• Der Einstieg erfolgt über einen Bewerben-Button oder Job-QR-Code in der Stellenanzeige.

• Die WhatsApp-Anwendung startet automatisch, wenn das Interview auf dem Smartphone geöffnet wird.

• Der Bewerber beginnt den Dialog aus eigener Initiative.

Kontrolle und Datenlöschung durch Bewerber

• Bewerber haben jederzeit Kontrolle über den Dialog.

• Durch Eingabe von /stop wird das Gespräch abgebrochen – alle bis dahin erhobenen Daten werden gelöscht.

• Erfolgt keine weitere Nachricht innerhalb von 24 Stunden, wird der Prozess als beendet gewertet und Daten automatisch gelöscht.

Datenschutzinformationen & Opt-In

Vor Interviewbeginn wird der Bewerber über eine Webseite über:

• die Datenschutzhinweise,

• das Impressum

  informiert und es erfolgt ein Einwilligungsprozess (Opt-In) für die WhatsApp-Kommunikation.

  Bestehende Dokumente des Unternehmens werden verlinkt – es ist kein neuer Text erforderlich.

2. Recruitingprozess

Zwei Optionen für die Datenverarbeitung

1. Übergabe an ein bestehendes Bewerbermanagement-System, oder

2. Bereitstellung über die PitchYou-Webanwendung:

   • Webbasierter Zugriff (kein Download nötig)

   • Verschlüsselung über HTTPS

   • Zugriffsschutz per Login 

Vorqualifikation mit Matching-Index (optional)

• Bewerber können durch ein vordefiniertes Matching (0–100 %) vorqualifiziert werden.

• Kein Profiling oder automatisierte Entscheidung – die Bewertung dient nur als Hilfestellung für Recruiter.

Löschfristen

• Bei System-Übergabe: Sofortige Löschung bei PitchYou nach erfolgreicher Übermittlung.

• Bei Nutzung der Web-App: 6 Monate nach manuellem Löschen durch Recruiter → automatische Datenlöschung.

3. Auftragsverarbeitung & externe Dienstleister

Kommunikation über WhatsApp vollständig ausgelagert

• Unternehmen müssen WhatsApp nicht selbst nutzen.

• PitchYou übernimmt den WhatsApp-Kanal vollständig als Datendienstleister.

• Eine DSGVO-konforme AV-Vereinbarung wird abgeschlossen.

WhatsApp Business API

• Kommunikation erfolgt ausschließlich über die offizielle WhatsApp Business API.

• Vertrag mit 360dialog GmbH (Berlin, zertifizierter WhatsApp-Partner).

• Nachrichten und Dateien werden sofort nach Verarbeitung gelöscht.

• Es erfolgt keine Telefonbuch-Übertragung – technische Trennung zum Endgerät.

4. Infrastruktur & Datensicherheit

Server & Softwareentwicklung in Deutschland

• Hosting ausschließlich bei AWS (EU).

• PitchYou wurde vollständig in Deutschland entwickelt.

• Mitarbeitende mit potenziellem Datenzugang sind schriftlich zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

• Inhalte der WhatsApp-Kommunikation sind verschlüsselt.

• Nur Metadaten (z. B. wer mit wem kommuniziert hat) werden an WhatsApp übermittelt.

• Bewerber stimmen dem durch die Nutzung von WhatsApp zu.

USA-Datenübertragung

• Metadatenübertragung basiert auf dem EU–US Data Privacy Framework.

• PitchYou verweist im Einwilligungsprozess explizit auf Risiken bzgl. US-Datenverarbeitung.

5. Weitere Drittanbieter-Services

Google Maps API

• Zur Entfernungsberechnung wird ausschließlich die Postleitzahl verwendet – keine personenbezogenen Daten.

DeepL API

• Für Übersetzungen Deutsch ↔ Fremdsprache wird DeepL (Deutschland) genutzt.

• Es werden nur isolierte Texte ohne Bezug zu Personen übermittelt – keine Speicherung.