Sicherheit der Context Library — wie Ihre hochgeladenen Dokumente geschützt sind

Dieser Artikel erklärt, was mit einem Dokument passiert, das Sie in die Context Library hochladen: wo es liegt, wer es sehen kann, wie der Advisor damit arbeitet und wie Sie es wieder löschen. Er ist so geschrieben, dass Sie die Antworten direkt an Ihren Datenschutzbeauftragten oder Ihre IT-Sicherheit weitergeben können.

Kurz gesagt

• Ihre Daten bleiben in der EU. Speicherung und Verarbeitung laufen in der AWS-Region Frankfurt (`eu-central-1`).
• Ihre Dokumente bleiben in Ihrer Organisation. Jede Suche ist technisch an Ihren Mandanten gebunden. Andere Kunden sehen Ihre Inhalte nicht.
• Sie entscheiden, wer mitliest. Uploads in „Mein Kontext" sehen nur Sie. Den „Unternehmenskontext" geben Admins für Ihre Organisation frei.
• Ihre Inhalte trainieren keine KI-Modelle. Weder Ihre Dokumente noch die Antworten des Advisors fließen in das Training von Basismodellen ein — vertraglich und technisch zugesichert.
• Sie können jederzeit vollständig löschen. Ein Klick entfernt die Originaldatei, den extrahierten Text und den Suchindex zusammen.

Was beim Hochladen passiert

Der Weg einer Datei besteht aus fünf Schritten:

1. Übertragung. Die Datei wird über eine verschlüsselte Verbindung (TLS 1.3 oder höher) übertragen. Ihre Anmeldung wird geprüft, bevor irgendetwas gespeichert wird.
2. Ablage des Originals. Die Originaldatei wird im Objektspeicher abgelegt. Der Speicherpfad beginnt immer mit der Kennung Ihrer Organisation und wird serverseitig aus Ihrer geprüften Anmeldung gebildet — nie aus Angaben, die im Upload mitgeschickt werden.
3. Textextraktion. Der Text wird innerhalb unseres eigenen Systems aus der Datei gelesen. Es gibt keinen externen Konvertierungsdienst, an den Ihre Datei weitergereicht wird.
4. Aufteilung in Abschnitte. Der Text wird entlang seiner Überschriften in Abschnitte zerlegt, damit der Advisor später gezielt einzelne Passagen finden kann statt ganzer Dokumente.
5. Aufbau des Suchindex. Zu jedem Abschnitt wird eine mathematische Repräsentation berechnet, die Ähnlichkeitssuche ermöglicht. Auch dieser Schritt läuft in der AWS-Region Frankfurt.

Unterstützte Formate sind PDF, DOCX, HTML, TXT und MD. Pro Datei gelten maximal 20 MB, pro Organisation standardmäßig 100 MB Gesamtspeicher. Solange ein Dokument noch verarbeitet wird, ist es für den Advisor nicht auffindbar — erst ein fertig indexiertes Dokument wird durchsucht.

Wo Ihre Dokumente gespeichert werden

Alle Bestandteile liegen in der Europäischen Union, in der AWS-Region Frankfurt (`eu-central-1`):

Die physische Sicherheit der Rechenzentren verantwortet AWS nach ISO 27001 und SOC 1/2/3. Für Übertragung und Speicherung gelten die in unserem Auftragsverarbeitungsvertrag zugesicherten Maßnahmen: TLS 1.3 oder höher auf dem Transportweg, AES-256 im Ruhezustand, mit Customer Managed Keys, die in einem FIPS-140-2-HSM verwahrt werden. Sicherungskopien werden täglich erstellt, über mehrere Verfügbarkeitszonen verteilt und nach 30 Tagen automatisch überschrieben.

Die Kommunikation mit den KI-Modellen läuft ausschließlich über private VPC-Endpunkte innerhalb des AWS-Netzwerks. Ihre Inhalte verlassen dieses Netzwerk zu keinem Zeitpunkt über das öffentliche Internet.

Wer Ihre Dokumente sehen kann

Die Context Library kennt drei Bereiche. Der Bereich, den Sie beim Hochladen wählen, entscheidet über die Sichtbarkeit:

Diese Regel ist nicht nur eine Anzeigelogik in der Oberfläche. Sie ist Bestandteil jeder Datenbankabfrage: Jede Suche wird fest an Ihre Organisation gebunden, und Dokumente aus „Mein Kontext" zusätzlich an die Kennung der Person, der sie gehören. Eine Abfrage ohne diese Bindung existiert im System nicht.

Innerhalb von talentsconnect gilt das Need-to-know-Prinzip mit rollenbasierter Rechtevergabe. Alle administrativen Zugänge sind durch Mehr-Faktor-Authentifizierung geschützt, der Zugriff auf die Infrastruktur ist nur über VPN oder den AWS Session Manager möglich.

Wie der Advisor Ihre Dokumente findet und nutzt

Der Advisor liest nicht permanent in Ihren Dokumenten mit. Er sucht gezielt, wenn Ihre Frage es erfordert:

1. Er kennt die Namen, nicht die Inhalte. Der Advisor erhält eine Liste der verfügbaren Dokumente — Name, Bereich und Tags, aber keinen Inhalt. So kann er einschätzen, ob eine Suche überhaupt sinnvoll ist.
2. Er sucht nur bei Bedarf. Die Suche ist ein bewusster Schritt, den der Advisor auslöst, wenn Ihre Frage nach Wissen über Ihre Organisation verlangt. Bei einer allgemeinen Frage bleiben Ihre Dokumente unberührt.
3. Er sucht auf zwei Wegen gleichzeitig. Einmal nach Bedeutung, damit auch sinngemäße Treffer gefunden werden, und einmal nach exakter Wortform, damit Eigennamen, Kennzahlen und Abkürzungen sicher gefunden werden. Beide Ergebnislisten werden anschließend zu einer Rangfolge verschmolzen. Das funktioniert auch dann, wenn Sie auf Englisch fragen und das Dokument auf Deutsch verfasst ist.
4. Er erhält Passagen, keine ganzen Dokumente. Zurück kommen in der Regel die fünf besten Abschnitte. Treffer, die deutlich schwächer sind als der beste Treffer, werden vorher aussortiert.
5. Er nennt die Quelle. Antworten, die auf Ihren Dokumenten beruhen, beginnen mit einem Hinweis auf das Dokument, aus dem sie stammen. Findet der Advisor nichts, sagt er das — er erfindet keine Quelle.

Ein Punkt ist für Ihre IT-Sicherheit besonders relevant: Der Inhalt Ihrer Dokumente wird ausdrücklich als zitiertes Material behandelt, nie als Anweisung. Text aus einem Dokument kann dem Advisor also keine neuen Befehle erteilen. Zusätzlich prüfen wir jedes Dokument beim Hochladen auf Muster, die auf einen solchen Manipulationsversuch hindeuten, und markieren auffällige Dokumente in der Oberfläche.

Dokumente gezielt an eine Frage anhängen

Mit dem „+"-Symbol im Chat hängen Sie Dokumente direkt an eine einzelne Frage an. Das ist der schnellste Weg, wenn Sie genau wissen, worüber Sie sprechen wollen.

• Sie können bis zu 20 Dokumente an eine Frage anhängen.
• Angehängte Dokumente werden bevorzugt durchsucht und belegen die Mehrzahl der verfügbaren Plätze in der Trefferliste.
• Ein Platz bleibt immer frei für die reguläre Suche. So geht ein wirklich passender Treffer aus Ihrer übrigen Bibliothek nicht verloren, falls ein angehängtes Dokument doch nicht zur Frage passt.
• Anhängen erweitert Ihre Berechtigungen nicht. Beim Suchen wird erneut geprüft, ob Sie das Dokument sehen dürfen — die Prüfung aus der Oberfläche wird in der Datenbank ein zweites Mal durchgesetzt.

Tipps für gute Ergebnisse

• Sprechende Dateinamen. Der Advisor sieht die Namen Ihrer Dokumente, bevor er sucht. „Personalstrategie 2026" führt zu besseren Entscheidungen als „Dokument_final_v3".
• Echte Überschriften verwenden. Dokumente werden entlang ihrer Überschriften in Abschnitte zerlegt. Gut gegliederte Dokumente liefern präzisere Antworten.
• Text-PDFs statt Scans. Aus einem eingescannten PDF ohne Textebene kann kein Text gelesen werden; ein solcher Upload schlägt fehl. Es findet keine Texterkennung (OCR) statt.
• Veraltetes löschen. Der Advisor bewertet nicht, welches Dokument das aktuellere ist. Liegen zwei Fassungen in der Bibliothek, können beide in einer Antwort auftauchen.
• Gleicher Name ersetzt. Laden Sie ein Dokument unter demselben Namen erneut hoch, ersetzt die neue Fassung die alte vollständig.

Was wir mit Ihren Inhalten nicht tun

• Kein Modelltraining. Es besteht eine technisch-vertragliche Zusicherung, dass weder Ihre Eingaben noch die erzeugten Antworten zum Training oder zur Verbesserung von Basismodellen verwendet werden — weder durch AWS noch durch Drittanbieter.
• Keine dauerhafte Speicherung beim Modellanbieter. Eingabedaten werden für die Dauer der Verarbeitung im flüchtigen Speicher gehalten und danach nicht aufbewahrt.
• Kein Zugriff der Modellanbieter. Die Datenströme sind logisch von anderen AWS-Kunden und von den Modellanbietern isoliert. Anbieter der Modelle haben keinen Zugriff auf Eingaben oder Ausgaben.
• Kein öffentliches Internet. Die Verbindung zu den Modellen läuft über private Netzwerkendpunkte innerhalb von AWS.
• Keine Weitergabe an andere Kunden. Es gibt keinen gemeinsamen Wissensspeicher über Mandanten hinweg. Ihre Dokumente fundieren ausschließlich Antworten in Ihrer Organisation.
• Kein externer Dokumentendienst. Das Auslesen von PDF, DOCX und HTML geschieht in unserem eigenen System.

Dokumente löschen

Sie löschen ein Dokument direkt in der Context Library. Der Löschvorgang ist endgültig und umfasst in einem Schritt:

• die Originaldatei im Objektspeicher,
• den extrahierten Text,
• sämtliche Abschnitte und deren Suchindex.

Es gibt keinen Papierkorb und keine als gelöscht markierte Restkopie. Unmittelbar nach dem Löschen kann der Advisor das Dokument nicht mehr finden und nicht mehr zitieren. Sicherungskopien der Datenbank laufen turnusgemäß nach 30 Tagen aus.

Wer löschen darf, folgt derselben Regel wie das Hochladen: eigene Dokumente in „Mein Kontext" löschen Sie selbst, den Unternehmenskontext verwalten die Admins Ihrer Organisation.

Grenzen, die wir offen benennen

Vertrauen entsteht auch dadurch, dass wir sagen, was das System nicht leistet:

• Keine Texterkennung. Eingescannte PDFs ohne Textebene können nicht verarbeitet werden.
• Größenbeschränkungen. 20 MB pro Datei, standardmäßig 100 MB pro Organisation.
• Formatbeschränkungen. Nur PDF, DOCX, HTML, TXT und MD.
• Automatische Löschfristen gibt es nicht. Dokumente bleiben in der Bibliothek, bis sie jemand löscht. Die Kontrolle über die Aufbewahrung liegt bewusst bei Ihnen.
• Keine Bewerberunterlagen. Laden Sie keine Lebensläufe, Bewerbungsunterlagen oder besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO hoch. Der Advisor ist kein Werkzeug zur Bewerberbewertung; nutzen Sie dafür Talent Studio.

Fragen Ihres Datenschutzbeauftragten

Wo werden die Daten verarbeitet und gespeichert?

Ausschließlich in der Europäischen Union, in der AWS-Region Frankfurt (`eu-central-1`). Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.

Werden unsere Inhalte zum Training von KI-Modellen verwendet?

Nein. Es besteht eine technisch-vertragliche Zusicherung, dass weder Eingaben noch Ausgaben zum Training von Basismodellen genutzt werden. Der Modellanbieter hat keinen Zugriff auf Ihre Inhalte.

Wer hat Zugriff auf unsere Dokumente?

Innerhalb Ihrer Organisation die Personen, die der gewählte Bereich vorsieht — bei „Mein Kontext" ausschließlich die hochladende Person. Auf Seiten talentsconnect gilt Need-to-know mit rollenbasierter Rechtevergabe und Mehr-Faktor-Authentifizierung für alle administrativen Zugänge.

Können wir Daten vollständig löschen lassen?

Ja, und Sie tun es selbst. Das Löschen entfernt Originaldatei, Text und Suchindex gemeinsam und ist nicht umkehrbar. Sicherungskopien laufen nach 30 Tagen aus.

Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag?

Ja. talentsconnect stellt einen AVV nach Art. 28 DSGVO inklusive technischer und organisatorischer Maßnahmen sowie einer Liste der Unterauftragnehmer bereit. Ihr Ansprechpartner ist datenschutz@talentsconnect.com.

Wie lange werden Daten aufbewahrt?

Hochgeladene Dokumente bleiben gespeichert, bis Sie sie löschen — es gibt keine automatische Löschfrist. Für Konversationsdaten gelten gesonderte Aufbewahrungsfristen.

Fragen Ihres IT-Sicherheitsbeauftragten

Wie ist die Mandantentrennung umgesetzt?

Jede Abfrage auf die Dokumentenbestände ist fest an die Organisationskennung aus dem Authentifizierungstoken gebunden, zusätzlich bei persönlichen Dokumenten an die Nutzerkennung. Der Zugriff läuft über genau einen gekapselten Zugriffspfad im Code, was die Prüfbarkeit dieser Regel sicherstellt. Auch die Speicherpfade im Objektspeicher beginnen mit der Organisationskennung, sodass ein mandantenübergreifender Pfad nicht gebildet werden kann.

Wie wird verschlüsselt?

Auf dem Transportweg mit TLS 1.3 oder höher. Im Ruhezustand mit AES-256 unter Verwendung von Customer Managed Keys, die in einem FIPS-140-2-HSM verwahrt werden. Mitarbeitende des Cloud-Anbieters haben damit keinen Zugriff auf das Schlüsselmaterial.

Wie wird authentifiziert und autorisiert?

Über Keycloak mit OIDC. Jede Anfrage führt ein geprüftes Token mit; die Organisationszugehörigkeit wird gegen den ausstellenden Realm validiert. Berechtigungen zum Schreiben in den Unternehmenskontext sind an Administratorrollen gebunden.

Was passiert, wenn jemand Anweisungen in einem Dokument versteckt?

Dokumenteninhalte werden dem Advisor ausdrücklich als zitiertes Material übergeben, nicht als Anweisung — das ist die wirksame Schutzmaßnahme. Ergänzend prüfen wir jedes Dokument beim Hochladen auf typische Manipulationsmuster und kennzeichnen auffällige Dokumente sichtbar in der Oberfläche.

Welche Unterauftragnehmer sind beteiligt?

Für die Verarbeitung hochgeladener Dokumente ist dies AWS (Speicherung und KI-Verarbeitung über Amazon Bedrock in Frankfurt). Die vollständige, vertraglich vereinbarte Liste der Unterauftragnehmer ist Bestandteil des AVV.

Gibt es Zertifizierungen der Rechenzentren?

Die genutzten AWS-Rechenzentren sind nach ISO 27001 zertifiziert und nach SOC 1/2/3 geprüft. Die Zertifikate stellen wir auf Anfrage bereit.

Weiterführende Unterlagen

• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit Anlage „Technische und organisatorische Maßnahmen" und Liste der Unterauftragnehmer — auf Anfrage oder über Ihre Ansprechperson bei talentsconnect.
• Hinweise zur Nutzung des AI Advisor — Zweckbestimmung, Grenzen und Regeln zur menschlichen Aufsicht.
• Fragen, Nachweise und Meldung von Vorfällen:  datenschutz@talentsconnect.com